Posted On 24. Mai 2016 By In Aus- und Fortbildung, Bevölkerungsschutz, Führen und Leiten With 1285 Views

Übungsfeedback

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Hotwash und Übungsbericht

Wird eine Übung durchgeführt, sollte sie immer durch möglichst neutrale Übungsbeobachter evaluiert werden. Die Ergebnisse der Evaluation müssen den Übenden sowie den Verantwortlichen der beteiligten Organisationen vermittelt werden. Zwei Arten von Feedback können unterschieden werden:

  • kurze Übungsaussprache der Übenden mit den Beobachtern unmittelbar nach dem Übungsende („Hotwash”), die auch der Korrektur von Wahrnehmungsfehlern dient (siehe „Wahrnehmungs- und Urteilsfehler”)
  • schriftlicher Übungsbericht.

Unabhängig von der Art und Umfang der Übung sollten immer beide verwendet werden.

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Hotwash

Ein Hotwash erfolgt immer unmittelbar nach einer Übung. Also zu einem Zeitpunkt, an dem sowohl die Erinnerungen an die Übung noch frisch und die Emotionen vorhanden sind sowie das Geschehende noch nicht umfassend reflektiert wurde.

Der Hotwash sollte von der Leiterin der Übungsbeobachtergruppe moderiert werden. Zu Beginn hat sie den Sinn des Hotwash und die weiteren Evaluationsschritte zu erläutern. Auch sollte sie angeben, wem später den Übungsbericht übergeben wird.

Der Sinn des Hotwash für die Übungsteilnehmer ist es, eine erste Reflexion des Geschehenden mit den anderen Übungsteilnehmern auszutauschen und eine erste noch oberflächliche Beurteilung durch die Beobachter zu erhalten. Dadurch wird für die Übenden ein allmählicher Übergang von der Übung (Krisensituation) in den Alltag erreicht.

Den Beobachtern liefert der Hotwash die Möglichkeit Lücken in den eigenen Wahrnehmungen zu schließen.

Um diese Ziele zu erreichen, sollte die Moderatorin die Übenden motivieren, ihre Eindrücke zuerst zu schildern. Folgende Fragen können die Diskussion starten:

  • Was glauben Sie, wie ist die Übung gelaufen?
  • Welche Informationen standen Ihnen nicht zur Verfügung, die Sie für eine gute Entscheidungsfindung benötigt hätten?
  • In welchen Bereichen sehen Sie Verbesserungspotentiale?

Die Übenden müssen die Möglichkeit haben, Ihre Erfahrungen, Eindrücke und erste Reflexionen über die Übung und das Übungsmanagement auszudrücken.

Um einen tieferen Eindruck zu erhalten, bieten sich weiteren Fragen an:

  • Was passierte während der Übung?
  • Was waren die Gründe, dass die Übung in dieser Art und Weise abgelaufen ist?
  • Welche Tatsachen haben das Übungsergebnis im wesentlichen begründet?
  • Was hat gut funktioniert und was schlecht bzw. gar nicht?
  • Welche (positiven und negativen) Erfahrungen haben Sie gemacht?
  • Wie gut wußten Sie im Vorfeld über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten Ihres Stabes und Ihrer Funktion bescheid?
  • Welche Erfahrungen machten Sie bezüglich der Zusammenarbeit innerhalb Ihres Stabes und mit externen Behörden / Organisationen?
  • Hatten Sie das Gefühl, dass der Informationsfluss den Aufgaben adäquat war? (Hatten Sie alle benötigten Informationen? Wurden Sie aber auch nicht mit unnützen Informationen überflutet?)
  • Brach der Informationsfluss zu irgend einem Zeitpunkt zusammen?
  • War die Ausstattung des Stabes adäquat?
  • Wie hat die Übungskünstlichkeit Ihre Tätigkeit beeinflusst?
  • Wie empfanden Sie das Szenario? (realistisch / an den Haaren herbeigezogen)
  • Wie war die zeitliche Struktur der Übung? (wechselnder Druck durch die Übungsleitung)
  • Welchen Wert sehen Sie für die Zukunft aus dieser Übung?
  • Welche Ausbildung / welche Übungen wünschen Sie sich für die Zukunft?

Beim Hotwash stehen die Übenden im Mittelpunkt. Deshalb sprechen Sie mit Autorität aber nicht autoritär. Zeigen Sie Respekt gegenüber den Übungsteilnehmern. (Übrigens auch durch Ihre Kleidung: bei einem Hotwash des Krisenstabes der Stadt Hamilton auf Bermuda sind kurze Hosen sicherlich angemessen, aber nur in Verbindung mit Kniestrümpfen!) Die Aussprache wird durch die Interessen der Übenden gesteuert nicht durch Ihre. Hören Sie aufmerksam zu, versuchen Sie sich durch Nachfragen Klarheit zu verschaffen und fassen Sie das Gesagte zusammen.

Nun sollten Sie kurz Ihre Wahrnehmungen und Bewertungen äußern. Dabei sollten Sie immer mit den positiven Aspekten beginnen. Sie sollten vom dem, was Sie sagen, überzeugt sein. Stellen Sie fest, dass Sie Ihre (subjektive) Wahrnehmungen schildern. Berufen Sie sich nicht auf abwesende Autoritäten. Sollten Sie attackiert werden, bleiben Sie ruhig. Akzeptieren Sie die andere Auffassung, rechtfertigen Sie Ihre Meinung nicht. Sie wurden immerhin als Beobachterin berufen, weil jemand der Auffassung ist, dass Sie über die entsprechende Kompetenz verfügen. Fragen Sie nicht die anderen Übenden und Beobachter, was sie über die Sachverhalt der Attacke denken. Nehmen Sie die Sichtweise des anderen auf und berücksichtigen Sie sie in Ihren weiteren Analysen und Bewertungen und bitten Sie den Attackierer, Ihre Wahrnehmung und Bewertung für seine weiteren Reflexionen zu berücksichtigen.

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Übungsbericht

Der Bericht sollte geschrieben werden, solange die Erinnerungen noch frisch sind.

Bevor Sie anfangen, Ihren Bericht zu schreiben, sollten Sie folgende Fragen klären:

  • Was ist das Ziel des Berichtes?
  • Was sind die entscheidenen Fragestellungen / Themen?
  • Existieren Vorgaben über die Form des Berichtes?
  • Wann müssen Sie den Bericht abliefern? Welche Meilensteine müssen Sie bis wann erreichen?

Sie sollten alle zur Verfügung stehenden Quellen (wie Ihre Notizen, Ergebnisse des Hotwash, während der Übung erstellte Befehle, Tagebücher, …) möglichst offen, ehrlich, umfassend und unvoreingenommen nutzen. Suchen Sie nach gemeinsamen Informationen aus unterschiedlichen Quellen und sortieren Sie sie nach

  • Gesetzen, Regelungen, Dienstanweisungen, Prozeduren usw.
  • Fähigkeiten des Stabes / der Einheit
  • Persönliche Fähigkeiten
  • Sonstiges

Wählen Sie eine gewissen Struktur und behalten Sie diese ein. Es bieten sich zum Beispiel an:

Variante 1:

  • Zusammenfassung
  • Übungsziele
  • Übungshintergrund (Kontext, Zeit, Ort, ggf. Wetter, teilnehmende Entitäten, Format)
  • Szenario und die wesentlichen Einlagen
  • Beobachtungen
    • Thema 1
    • Thema 2
  • Analyse
    • Thema 1
    • Thema 2
  • Bewertung
    • Thema 1
    • Thema 2
  • Empfehlungen
    • Thema 1
    • Thema 2
  • Glossar
  • Anhänge (Übungsunterlagen, Feedbackbögen,…)

oder Variante 2:

  • Zusammenfassung
  • Übungsziele
  • Übungshintergrund (Kontext, Zeit, Ort, ggf. Wetter, teilnehmende Entitäten, Format)
  • Szenario und die wesentlichen Einlagen
  • Thema 1
    • Beobachtungen
    • Analyse
    • Bewertung
    • Empfehlungen
  • Thema 2
    • Beobachtungen
    • Analyse
    • Bewertung
    • Empfehlungen
  • Thema …
  • Glossar
  • Anhänge (Übungsunterlagen, Feedbackbögen,…)

Beim Schreiben der ersten Version lassen Sie die Zusammenfassung und die Empfehlungen noch aus. Überarbeiten Sie Ihren Bericht und achten Sie besonders auf die logische Struktur und die Logik in der Argumentation. Sind beide leserfreundlich? Überlegen Sie sich dabei, wer der Adressat Ihres Berichtes ist. Wissen Ihre Stadträte, was ein HLF 20/20 ist?

Bei den Beobachtungen sollten Sie klar zwischen Ihren Wahrnehmungen, Informationen aus dem Hotwash und aus den erstellten Unterlagen gewonnenen Informationen und zusätzlich nach der Übung gewonnen Erkenntnisse unterscheiden.

Nun erst verfassen Sie die Empfehlungen und zum Ende die Zusammenfassung.

Ihre Empfehlungen sollten konkret sein. Vage Aussagen wie:

  • „Die Lagevorträge sind derart zu gestallten, dass ein gemeinsames Situationsbewusstsein bei den Stabsmitgliedern generiert wird.”

sind zu konkretisieren:

  • „Um ein gemeinsames Situationsbewusstsein zu generieren, sind die Lagevorträge in einer gleichbleibenden Struktur (Hin-und-her-springen zwischen den  Schadenstellen ist zu vermeiden) zu halten. Nicht Allen bekannte Fachbegriffe sind nicht zu nutzen bzw. beim ersten Mal zu erklären. …”

Auch sollten Sie Ihre Empfehlungen strukturieren:

  • Im Bereich Ausstattung / Technik: Kann die Entscheidungsqualität durch die Beschaffung einer Stabssoftware gesteigert werden?
  • Im Bereich Kompetenzen: Wird eine Potentialsteigerung durch die zukünftige Verfügbarkeit von Fachberatern für Social Media erreicht?
  • Folgende persönliche Fortbildungen werden empfohlen, um die Pressearbeit zu verbessern.
  • In der nächsten Stabsübung sollten folgende Übungsziele im Fokus genommen werden: … . Dazu bietet sich folgendes Szenario an.

Ihre Zusammenfassung sollte maximal 2 Seiten umfassen und die wesentlichen Erfolge und Felder mit Verbesserungspotential aufzeigen. Ein Misserfolg kann nur dann festgehalten werden, wenn die Übenden die Übung boykottiert hätten. Ansonsten werden sie ja Ergebnisse geliefert haben, die u. U. verbesserungswürdig sind.

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Schlussbetrachtung

Die Übenden sollten möglichst den Inhalte des Übungsberichts zustimmen, damit er eine große Wirkung bei den Verantwortlichen für die Umsetzung der Empfehlungen hinterläßt.

Andreas Karsten

Andreas Karsten

Andreas H. Karsten
Ministry of Interior UAE, United Arab Emirates, Strategic Advisor Department of Public Safety and Quick Intervention
Civil Expert for NATO Civil Protection Group

Geboren 1962 in Braunschweig. Ich arbeite, unterrichte und forsche seit einigen Jahren in den Bereichen Disaster Response, Entscheidungsfindung, Stabslehre und Spezielle Einsätze im Bereich des Bevölkerungsschutzes.
Seit meinem 16. Lebensjahr bin ich Mitglied der FF Braunschweig/Rautheim und seit 2004 im THW Bochum.
Nach meinem Studium der theoretischen Kernphysik an der Technischen Universität Carolina Wilhelmina zu Braunschweig absolvierte ich mein Referendariat zum höheren feuerwehrtechnischen Dienst bei der Berliner Feuerwehr. Danach arbeitete ich als Direktionsdienstbeamter bei den Berufsfeuerwehren Stuttgart und Bochum bevor ich 2006 als Lehrbereichsleiter zum BBK an die AKNZ wechselte.
Seit Mai 2014 arbeite ich für das Innenministerium der Vereinigten Arabischen Emirate.
Andreas Karsten
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