Posted On 31. Mai 2016 By In Aus- und Fortbildung, Führen und Leiten With 1310 Views

Übungsbeobachter und Steuerungsgruppe

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Kompetenzen und Verhalten

Um eine Stabsübung durchzuführen, bedarf es neben dem übenden Stab noch die Steuerungsgruppe und die Übungsbeobachter. Die Mitglieder der Steuerungsgruppe müssen dass Übungsdrehbuch so umsetzen, dass die Übungsziele erreicht werden. U. U. müssen sie adhoc auf die Entscheidungen und Aktionen des übenden Stabes reagieren und vom vorbereiteten Übungsverlauf abweichen. Die Übungsbeobachter haben die Übenden zu evaluieren (siehe „Evaluation von Stabsübungen”).

Nur bei Personalmangel sollten Mitglieder der Steuerungsgruppe auch Aufgaben der Übungsbeobachtung wahrnehmen.

Über welche Fähigkeiten müssen nun diese „Übungs-Supporter” verfügen? Und wie sollten sie sich verhalten?

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Mitglieder der Steuerungsgruppe 

Die Aufgabe der Steuerungsgruppe ist es, dazu beizutragen, ”das Richtige zu vermitteln.” Oftmals wird allerdings nur „das Falsche optimiert”. Zum Beispiel, wenn ein Führungsstab mit Aufgaben einer TEL bombardiert wird und darauf bestanden wird, dass der Führungsstab TEL-Entscheidungen trifft.

Die Steuerungsgruppe stellt für den Stab die „gesamte restliche Welt” dar. Die dafür benötigten Kompetenzen lassen sich in zwei Kategorien einteilen:

  • Kompetenzen, die jedes Mitglied besitzen muss (persönliche Kompetenzen)
  • Kompetenzen, die mindestens ein Mitglied besitzen muss (Gruppenkompetenzen)

Persönliche Kompetenzen

Jedes Mitglied der Steuerungsgruppe muss über die Fähigkeit verfügen, in einer solchen Gruppen zu arbeiten. Dazu gehören:

  • Stressresistenz
  • Teamfähigkeit
  • Improvisationsfähigkeit
  • Kreativität
  • Kommunikationsfähigkeit (schriftlich und verbal)
  • Schauspielerfähigkeit
  • die Fähigkeit auf die Übungsziele hinzuarbeiten
  • die Fähigkeit, den Übenden zu dienen
  • Querschnittwissen über den Bevölkerungsschutz

Gruppenkompetenzen

Die Gruppe muss in der Lage sein, die „restliche Welt” fachlich darstellen zu können. Deshalb muss sie umfangreiche Kenntnisse über

  • die unterschiedlichen Organisationen des Bevölkerungsschutzes, der Polizeien, der Bundeswehr und der allgemeinen Verwaltung,
  • die Privatwirtschaft,
  • mögliche Bevölkerungsreaktionen,
  • die Politik und die Reaktion von Politikern,
  • die Presse und Medienlandschaft,
  • ggf. Außenpolitik (besonders in Grenzgebieten),
  • das tägliche Leben,
  • und je nach Szenario weitere Gebiete

verfügen. Die Kompetenzen sollten auf möglichst viele Schultern verteilt werden.

Weitere benötigte Kompetenzen sind abhängig von den konkreten Übungszielen

  • Allgemeine Führungslehre
    • Führungsvorgangs
      • Situation Awareness / Big Picture erkennen
      • Prognosen erstellen / Kaskadeneffekte berücksichtigen
      • Schwerpunktbildung
    • Führen mit Auftrag
    • Agilität der Führung
    • nur Aufgaben der eigenen Führungsebne wahrnehmen
  • Stabslehre
    • Aufgaben ausführen können
    • Probleme bei der Stabsarbeit kennen und Möglichkeiten sie beherrschen zu können
  • Persönliche Kompetenzen der Übenden stärken
    • Behandlung von einer Vielzahl von Aufgaben
    • Umgang mit zu viel oder zu wenig Informationen
    • Kommunikationsfähigkeit
    • Organisationsfähigkeit
    • Teamfähigkeit
    • Konfliktfähigkeit
    • Inkompetenzkompensationskompentenz / Kreativität, Improvisationsfähigkeit
  • Zusammenarbeit mit
    • anderen Behörden
    • Social Media / Spontanhelfer

Um die Übungsziele zu erreichen, muss die Steuerungsgruppe die Übenden zu Entscheidungen zwingen. Alternativlose Situationen sind dazu ungeeignet. Zwickmühlen-Situation bieten sich dagegen sehr an.

Wünschenswertes Verhalten 

Schon Tage vor Übungsbeginn müssen sich die Mitglieder der Steuerungsgruppe mental auf die Übung vorbereiten. Neben dem Verinnerlichen der Übungsziele, des Szenarios, des Übungsablaufes und sämtlicher Übungsunterlagen haben sie auch über mögliche alternative Übungsverläufe nachzudenken. Aber auch die richtige Einstellung muss erreicht werden: „die Übung wird stressig, ich werde mein Bestes geben, die Übenden haben es verdient, dass ich mich voll einbringe,…”.

Am Übungstag hat jeder körperlich und geistig fit zu sein. Vor der Übung muss jeder seinen Arbeitsplatz so herrichten, dass er in der Lage ist, sein gesamtes Potential einbringen zu können. Hier können individuelle Lösungen durchaus möglich sein (z. B. Nutzen eines Headsets zum Telefonieren).

In Übungsunterbrechungen und am Ende sollte jeder Steuerungsgruppe in einer Selbstreflexion, erste Erkenntnisse zur eigenen Arbeit und notwendige Veränderungen besprechen. Die Leiterin hat die Ergebnisse der Selbstreflexion schriftlich festzuhalten und der Übungsleiterin zur Verfügung zu stellen.

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Übungsbeobachter

Übungsbeobachter (kurz: Beobachter) können unterschieden werden nach

  • internen Beobachtern (Angehöriger einer übenden Entität) und
  • externen Beobachtern (andere)

Jeder Übungsbeobachter beeinflusst die Übenden. Deshalb sollte deren Zahl gering und dessen Auftreten dezent und professionell sein.

Die Übenden können sich zu stark überwacht und verletzlich fühlen und somit einem in der Realität nicht auftretenden Stress ausgesetzt werden. Und das Motto einer Übung sollte jeweils sein: „Übe so, wie Du später agierst!” Sollte ein Übungsziel aber das Handeln unter extremen Stress sein, so ist dieser Stress besser durch die Übungssteuerung zu erzeugen.

Persönliche Kompetenzen

Die Beobachter sollten Experten auf dem Gebiet der durch sie zu beobachteten Fragestellungen sein.

Wichtig ist auch, dass sie nach der Übung über entsprechend viel Zeit verfügen, um sich an der Übungsauswertung – besonders dem Schreiben des Berichtes – entsprechend zu beteiligen.

Jeder Übungsbeobachter muss

  • das Evaluationsverfahren (beobachten, analysieren, bewerten und empfehlen) kennen und es anwenden können
  • unabhängig sein
  • seine Wahrnehmungen so objektiv wie möglich bewerten
  • stets offen sein, um neue vor in der Übungsvorbereitung nicht bedachte, interessante Aspekte während der Übung wahrzunehmen
  • die Übungsziele kennen
  • wissen, wie man diese Übungsziele wahrnehmen und bewerten kann
  • den Ablauf der Übung kennen, besonders den Zeitpunkt und den Kontext der Einspielung von entscheidenen Einlagen

Zusätzlich sollten sie in der Lage sein, ihre Wahrnehmungen und Bewertungen mündlich und schriftlich adressaten-orientiert artikulieren zu können.

Die internen Beobachter müssen darüber hinaus über fundierte Kenntnisse über gesetzliche Grundlagen, Kultur, Normen, Erfahrungen, Dienstanweisungen usw. ihrer Entitäten verfügen.

Von den externen Beobachten sind mindestens allgemeine Kenntnisse zum

  • Krisenmanagement
  • Entscheidungsfindungsprozess in Stäben
  • Informations- und Wissensmanagement

zu erwarten.

Ggf. müssen Beobachtern spezielle Experten (z. B. über eine mögliche Ausbreitung einer bestimmten infektiösen Krankheiten) zur Seite gestellt werden.

 

Ein intervenieren der Beobachter ist nur in eng gefassten Grenzen tolerierbar:

  • wenn notwendige Informationen nur dadurch zu ermitteln sind;
    falls dies der Fall ist, sollten die Beobachter:

    • ihre Fragen sammeln und während einer ruhigen Übungsphase am Block stellen
    • ihre Fragen schnell stellen und die Antworten notieren – auf gar keinen Fall diese mit den Übenden diskutieren
    • einfache, verständliche Fragen stellen
    • die Rolle eines Ratgebers auf jeden Fall vermeiden.
  • wenn eine Gefahr für die Übenden besteht

Wünschenswertes Verhalten

Ein Beobachtungsteam sollte möglichst von einer externen Leiterin und einem internen Stellvertretender geleitet werden.

Die Beobachter sollten gewissenhaft ihren Standort wählen. Sie müssen in der Lage sein, alle notwendigen Informationen sammeln zu können. Sie sollten aber die Übenden so wenig wie möglich beeinflussen und schon gar nicht behindern.

Alle Beobachter sollten

  • sich vor Übungsbeginn vorstellen und kurz ihren Auftrag erläutern
  • sich entsprechend kleiden
  • respektvoll und freundlich mit den Übenden umgehen (Witze, Lachen und laute Gespräche untereinander zeugen von wenig Respekt)
  • während der Übung nicht privat telefonieren
  • den Übungsraum nur im Notfall (z. B. für eine Toilettenpause) verlassen
  • nur etwas zu sich nehmen, wenn dies auch die Übenden können

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Schlussbetrachtung

Eine Übung wird für die Übenden durchgeführt – nicht für die Beobachter oder die Steuerungsgruppe!

Andreas Karsten

Andreas Karsten

Andreas H. Karsten
Ministry of Interior UAE, United Arab Emirates, Strategic Advisor Department of Public Safety and Quick Intervention
Civil Expert for NATO Civil Protection Group

Geboren 1962 in Braunschweig. Ich arbeite, unterrichte und forsche seit einigen Jahren in den Bereichen Disaster Response, Entscheidungsfindung, Stabslehre und Spezielle Einsätze im Bereich des Bevölkerungsschutzes.
Seit meinem 16. Lebensjahr bin ich Mitglied der FF Braunschweig/Rautheim und seit 2004 im THW Bochum.
Nach meinem Studium der theoretischen Kernphysik an der Technischen Universität Carolina Wilhelmina zu Braunschweig absolvierte ich mein Referendariat zum höheren feuerwehrtechnischen Dienst bei der Berliner Feuerwehr. Danach arbeitete ich als Direktionsdienstbeamter bei den Berufsfeuerwehren Stuttgart und Bochum bevor ich 2006 als Lehrbereichsleiter zum BBK an die AKNZ wechselte.
Seit Mai 2014 arbeite ich für das Innenministerium der Vereinigten Arabischen Emirate.
Andreas Karsten
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